Privacy Policy

This privacy policy explains what data the app “Keptiq” processes and how it is handled. Protecting your data has highest priority. Keptiq was designed with a privacy-first approach: all processing takes place exclusively on your device.

1. Data Controller

Markus Sekulla
Ulbrichtstr. 6
09126 Chemnitz
Email: support@keptiq.de

2. Types of Data Processed

Keptiq only processes data that you actively provide:

• Documents (PDF files) that you import via camera, file picker, or sharing
• Metadata that you enter or confirm (title, date, category, tags)
• OCR-extracted text from your documents – stored locally on your device for full-text search and duplicate detection
• Learning rules derived from your categorization corrections
• AI-generated summaries of your documents – created locally and stored in the database

3. Purpose of Processing

• Archiving and managing your documents
• Automatic categorization using local AI
• Full-text search in your document archive
• Duplicate detection to avoid redundant entries
• Improving categorization through local learning from your corrections

Providing documents and metadata is voluntary but required for the app’s core functions. Without this data, Keptiq cannot archive or search documents. Camera access and biometric lock are optional.

4. Legal Basis

Depending on the processing purpose, Keptiq relies on different legal bases:

• Archiving, OCR, categorization, search: Performance of a contract (Art. 6(1)(b) GDPR) – these functions are necessary for using the app
• AI-based document analysis (on-device LLM): Performance of contract (Art. 6(1)(b) GDPR) – these features are part of the app’s core functionality and run exclusively on your device
• Biometric lock, security measures: Legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR) – to protect confidential documents from unauthorized access

5. Local Processing

All data processing takes place exclusively on your device:

• Text recognition (OCR) uses Apple’s Vision framework and works entirely offline
• AI-based categorization uses local algorithms without any server connection
• On devices running iOS 26 or later, Apple’s on-device Foundation Model can – where supported by the device – be used for enhanced document analysis. This processing also happens entirely on your device.
• At no point are documents, texts, or metadata transmitted to external servers

6. Storage and Retention

• Documents and metadata are stored in a local database (SQLite) and in your device’s file system
• Learning rules are stored in local JSON files
• Temporary analysis results are cached in memory and discarded after 24 hours at most or when the app is closed
• AI-generated summaries are permanently stored in the local database and removed when the document is deleted
• All data remains on your device until you actively delete it

7. Device Permissions

Camera

Keptiq requires camera access exclusively for scanning documents. Camera images are not stored – only the resulting PDF files.

Face ID / Touch ID

You can optionally enable biometric authentication to protect your archive. Biometric data is managed exclusively by Apple’s Secure Enclave. Keptiq has no access to your biometric data and does not store it.

8. In-App Purchases

Keptiq offers an optional in-app purchase (Premium) through Apple’s App Store. Payment processing is handled exclusively by Apple. Keptiq does not receive any payment data (credit card number, bank details, etc.). Apple processes your purchase data as an independent data controller under Apple’s Privacy Policy.

Keptiq only receives purchase confirmation from Apple (product ID, purchase date) to unlock Premium features. This data is processed locally and not permanently stored.

9. Sharing with Third Parties

Keptiq does not transmit any document content, texts, or metadata to servers or third parties. Technically required data transmissions for in-app purchases are handled directly by Apple (see Section 8). Keptiq does not use any tracking, analytics, or advertising services. No profiling takes place. No automated decisions within the meaning of Art. 22 GDPR are made.

10. iCloud Sync

Keptiq currently does not offer iCloud sync. All data remains exclusively on your device.

11. Technical Security Measures

• All stored files are protected by iOS file encryption (File Protection: Complete Until First User Authentication)
• OCR texts are stored locally and completely removed when the document is deleted
• Optional protection via biometric lock (Face ID / Touch ID)
• Keptiq does not transmit document content to external servers. Technically necessary communication (e.g., in-app purchases) is handled exclusively through Apple system services.

12. Your Rights

Under the GDPR, you have the following rights:

• Right of access (Art. 15 GDPR): All data is directly viewable in the app and via the Files app
• Right to rectification (Art. 16 GDPR): You can correct metadata such as title, date, and category at any time within the app
• Right to erasure (Art. 17 GDPR): You can delete individual documents, categories, or the entire archive at any time
• Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)
• Right to data portability (Art. 20 GDPR): Your documents are accessible as standard PDF files via the Files app
• Right to object (Art. 21 GDPR): You can object to processing based on legitimate interests at any time
• Right to lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR), e.g. the Saxon Data Protection Commissioner

13. Data Deletion

• Individual documents can be deleted at any time within the app
• Learning rules can be reset in the settings
• The entire archive can be cleared under Settings → Danger Zone
• Uninstalling the app permanently deletes all locally stored data. Note: Data in iCloud or iTunes backups is not automatically removed and is subject to Apple’s backup management.

14. Contact

For privacy-related questions, contact me at support@keptiq.de

15. Changes to This Privacy Policy

This privacy policy may be updated to reflect changes to the app or legal requirements. The current version is always available in the app under Settings → Privacy Policy.

16. Website Hosting

This website is hosted on Cloudflare Pages (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA). When you access this website, your IP address and browser information are technically transmitted to Cloudflare for content delivery. Legal basis: Legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR). Cloudflare is certified under the EU-US Data Privacy Framework. A Data Processing Agreement (DPA) with EU Standard Contractual Clauses is in place. For more information, see Cloudflare’s Privacy Policy.

This section applies only to the website (keptiq.de), not to the Keptiq app. The app does not communicate with Cloudflare.

Last updated: 2026-02-23

Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der App „Keptiq“ auf. Der Schutz deiner Daten hat höchste Priorität. Keptiq wurde nach dem Prinzip der Datensparsamkeit entwickelt: Alle Verarbeitungen erfolgen ausschließlich lokal auf deinem Gerät.

1. Verantwortlicher

Markus Sekulla
Ulbrichtstr. 6
09126 Chemnitz
E-Mail: support@keptiq.de

2. Art der verarbeiteten Daten

Keptiq verarbeitet ausschließlich Daten, die du aktiv bereitstellst:

• Dokumente (PDF-Dateien), die du per Kamera, Dateiauswahl oder Teilen-Funktion importierst
• Metadaten, die du eingibst oder bestätigst (Titel, Datum, Kategorie, Schlagwörter)
• Per OCR extrahierter Text aus deinen Dokumenten – lokal auf deinem Gerät gespeichert – für die Volltextsuche und zur Duplikaterkennung
• Lernregeln, die aus deinen Korrekturen bei der Kategorisierung abgeleitet werden
• KI-generierte Zusammenfassungen deiner Dokumente – lokal erstellt und in der Datenbank gespeichert

3. Zweck der Verarbeitung

• Archivierung und Verwaltung deiner Dokumente
• Automatische Kategorisierung mittels lokaler KI
• Volltextsuche in deinem Dokumentenarchiv
• Duplikaterkennung zur Vermeidung doppelter Einträge
• Verbesserung der Kategorisierung durch lokales Lernen aus deinen Korrekturen

Die Bereitstellung von Dokumenten und Metadaten ist freiwillig, aber für die Kernfunktionen der App erforderlich. Ohne diese Daten kann Keptiq keine Dokumente archivieren oder durchsuchen. Kamerazugriff und biometrische Sperre sind optional.

4. Rechtsgrundlage

Je nach Verarbeitungszweck stützt sich Keptiq auf unterschiedliche Rechtsgrundlagen:

• Archivierung, OCR, Kategorisierung, Suche: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – diese Funktionen sind für die Nutzung der App erforderlich
• KI-basierte Dokumentenanalyse (On-Device LLM): Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – diese Funktionen sind Bestandteil der App und werden ausschließlich auf dem Gerät ausgeführt
• Biometrische Sperre, Sicherheitsmaßnahmen: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – zum Schutz vertraulicher Dokumente vor unbefugtem Zugriff

5. Lokale Verarbeitung

Sämtliche Datenverarbeitungen erfolgen ausschließlich auf deinem Gerät:

• Die Texterkennung (OCR) nutzt Apples Vision-Framework und arbeitet komplett offline
• Die KI-basierte Kategorisierung verwendet lokale Algorithmen ohne Serververbindung
• Auf Geräten mit iOS 26 oder neuer kann – sofern vom Gerät unterstützt – Apples On-Device Foundation Model zur verbesserten Dokumentenanalyse genutzt werden. Auch diese Verarbeitung geschieht vollständig auf dem Gerät.
• Es werden zu keinem Zeitpunkt Dokumente, Texte oder Metadaten an externe Server übertragen

6. Speicherung und Speicherdauer

• Dokumente und Metadaten werden in einer lokalen Datenbank (SQLite) und im Dateisystem deines Geräts gespeichert
• Lernregeln werden in lokalen JSON-Dateien gespeichert
• Temporäre Analyseergebnisse werden im Arbeitsspeicher zwischengespeichert und spätestens nach 24 Stunden oder beim Beenden der App verworfen
• KI-generierte Zusammenfassungen werden dauerhaft in der lokalen Datenbank gespeichert und bei Löschung des Dokuments entfernt
• Alle Daten verbleiben so lange auf dem Gerät, bis du sie aktiv löschst

7. Gerätefunktionen

Kamera

Keptiq benötigt Kamerazugriff ausschließlich zum Scannen von Dokumenten. Kamerabilder werden nicht gespeichert – nur die daraus erzeugten PDF-Dateien.

Face ID / Touch ID

Du kannst optional biometrische Authentifizierung aktivieren, um dein Archiv zu schützen. Die biometrischen Daten werden ausschließlich von Apples Secure Enclave verwaltet. Keptiq hat keinen Zugriff auf deine biometrischen Daten und speichert diese nicht.

8. In-App-Käufe

Keptiq bietet einen optionalen In-App-Kauf (Premium) über Apples App Store an. Die Zahlungsabwicklung erfolgt ausschließlich durch Apple. Keptiq erhält keine Zahlungsdaten (Kreditkartennummer, Bankverbindung o. Ä.). Apple verarbeitet deine Kaufdaten als eigenständiger Verantwortlicher gemäß der Apple-Datenschutzrichtlinie.

Keptiq erhält von Apple lediglich die Kaufbestätigung (Produkt-ID, Kaufdatum) zur Freischaltung der Premium-Funktionen. Diese Daten werden lokal verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert.

9. Weitergabe an Dritte

Keptiq überträgt keine Dokumentinhalte, Texte oder Metadaten an Server oder Dritte. Technisch erforderliche Datenübermittlungen im Rahmen von In-App-Käufen erfolgen direkt über Apple (siehe Abschnitt 8). Keptiq verwendet keine Tracking-, Analyse- oder Werbedienste. Es findet keinerlei Profiling statt. Es werden keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO getroffen.

10. iCloud-Synchronisierung

Keptiq bietet derzeit keine iCloud-Synchronisierung an. Alle Daten verbleiben ausschließlich auf deinem Gerät.

11. Technische Sicherheitsmaßnahmen

• Alle gespeicherten Dateien sind durch die iOS-Dateiverschlüsselung geschützt (File Protection: Complete Until First User Authentication)
• OCR-Texte werden lokal gespeichert und bei Löschung des Dokuments vollständig entfernt
• Optionaler Schutz durch biometrische Sperre (Face ID / Touch ID)
• Keptiq überträgt keine Dokumentinhalte an externe Server. Technisch notwendige Kommunikation (z.B. In-App-Käufe) erfolgt ausschließlich über Apple-Systemdienste.

12. Deine Rechte

Du hast gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Alle Daten sind direkt in der App und über die Dateien-App einsehbar
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Du kannst Metadaten wie Titel, Datum und Kategorie jederzeit in der App korrigieren
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Du kannst einzelne Dokumente, Kategorien oder das gesamte Archiv jederzeit löschen
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Deine Dokumente sind als Standard-PDF-Dateien über die Dateien-App zugänglich
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Du kannst der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen jederzeit widersprechen
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), z. B. beim Sächsischen Datenschutzbeauftragten

13. Datenlöschung

• Einzelne Dokumente können jederzeit in der App gelöscht werden
• Lernregeln können in den Einstellungen zurückgesetzt werden
• Das gesamte Archiv kann unter Einstellungen → Gefahrenzone geleert werden
• Durch Deinstallation der App werden sämtliche lokal gespeicherten Daten gelöscht. Hinweis: Daten in iCloud- oder iTunes-Backups werden nicht automatisch entfernt und unterliegen Apples Backup-Verwaltung.

14. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichst du mich unter support@keptiq.de

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, um Änderungen der App oder rechtliche Anforderungen widerzuspiegeln. Die aktuelle Fassung ist stets in der App unter Einstellungen → Datenschutz einsehbar.

16. Hosting der Website

Diese Website wird über Cloudflare Pages (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA) bereitgestellt. Beim Aufruf dieser Website werden technisch bedingt deine IP-Adresse und Browserinformationen an Cloudflare übermittelt. Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) mit EU-Standardvertragsklauseln liegt vor. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Cloudflare.

Dieser Abschnitt betrifft ausschließlich die Website (keptiq.de), nicht die Keptiq-App. Die App kommuniziert nicht mit Cloudflare.

Stand: 2026-02-23